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离职面谈的技巧

      离职面谈(Exit Interview)作为人力资源管理事后控制的一项基本职能,无论是对用人单位来说还是对离职员工以及在职员工来说,其重要性都是勿庸置疑的。众所周知,通过离职面谈,应达到以下几个目的:一、离职面谈应遵循的基本原则: 1. 实效性原则。这是面谈的首要原则。面谈的目的主要是了解员工为什么要离职,企业在哪些方面存在不足,然后针对这些原因改进,防止流失更多的员工。所以面谈不应该草草结束,沦为形式化、表面文章。为收到实效,必须重视以下谈到的每一个面谈环节。 2. 真诚性原则。让员工感受到你的真诚,感受到公司对他的尊重与关怀。如果员工觉得你只是在应付,例行公事;如果员工认为你在揭其疮疤、挑其刺,你都不会得到积极的、有价值的回馈。也不要让员工觉得你要他为公司贴金,否则面谈将变成对双方都无益的礼节性交谈。 3. 开放性原则。面谈应以开放问题为主,设计的面谈问题要留有较宽的思考空间,面谈时也不要只是按事先列出的问题逐项惯例式地发问,让员工依照个人经验回答面不加过多限制。 4. 畅所欲言原则。提供足够时间供员工畅所欲言,主持者适时保持沉默,让离职员工有时间思考;积极倾听,若有不清楚的地方,要仔细询问。地点应设在有隐私性、保证谈话不被打断、易于沟通的地方,这样才能让员工无拘无束地谈论。二、HR该如何选择面谈时机呢?员工在离职前,一般会设定预告离职时间(可能为15天或一个月不等),此间面谈时机有三个时段:一是提出离职时刻,二是正式离职当天,三是离职后三个月左右。面谈的时机选择决定于你的目的。如果你的目的是为了留住这个雇员的话,那么谈话进行得越快,你成功的机会也越高,面谈应在提出离职时刻进员工要离职,身为HR,我们就要做好离职管理和风险防范工作。那么,我们的离职管理到底管什么?怎么管?防范哪些风险?如何防范?本周的打卡学习课本我们就来重点学一学这方面的知识点。员工提出离职,首先给我们的第一反应是员工为什么要离职,真正的原因是什么?这往往就需要通过离职面谈来了解,离职管理工作也就开始了。那么,如何做好员工离职面谈?谈什么?怎么谈?下文的离职面谈技巧或许对你有所启发。行。在谈话前,你应尽可能寻找到雇员离职的蛛丝马迹,这种信息一收集到,谈话就该立刻进行,将其寓意消灭在萌芽状态。如果你的目的只是为了收集详细具体的信息,那么最好将离职面谈安排在这个雇员工作的最后阶段即正式离职当天。在这个时候进行谈话,离职的员工将不会担心别人的反应如何,会很自然地流露出对企业的长期隐藏着的评价和观点,尤其是一些在职期间由于顾虑难以说出的问题。如果目的是为了获取客观、公正、不带偏见的信息,并通过这些信息预防在职员工的离职,那么面谈最好在他离职后的三个月左右进行。在新岗位上工作三个月左以后,这个雇员将会从更客观、考离职问题了。三、确定离职面谈的主要负责人原则上讲,公司可以授权任何人去主持离职谈话,前提条件是这个人必须是离职员工能够公开、坦诚对待的人,是员工认为公正不偏的客观的人。直接主管不宜出面,试想,一个满腹牢骚的离职员工和一个自身又解决不了问题或本身就有问题的主管交谈,离职者又如何能知无不言?一般来讲大,多数离职员工能和组织中的较高级别的人开诚布公地交谈并详细地说出离职的真正原因。最好是人力资源部门或高层管理者出面,特别是对于中小企业来说,高层人物直接代表企业与之交谈,正好适应了他们的发泄需要,而对于企业来说是做了次免费的管理咨询。如果没有比直接主管更高级的别的人了,你可以寻找一个外部代表或咨询者,他必须是一个能辨是非的客观人士。另外,也可以和另外一个公司安排相互协定。这样,你可以为他们主持离职谈话,他们也可以为你主持这种谈话。四、离职面谈的实施控制:首先,离职面谈地点应选择轻松、明亮的空间。如果主持者拥有一个私人工作间,这种地方没有第三者的干扰,雇员觉得轻松、自然,也就没有太大压力与过多的顾虑,那么就能在谈话中获得有价值的信息。其次,面谈时间以20分钟至40分钟之间较为妥当。时间过短得到的信息不会全面,时间过长雇员会生厌烦情绪。此外,在面谈之前,准备好离职者的个人基本资料和档案、离职申请书、以往绩效考核记录等,以便正确掌握离职原因,也可让离职者感受到面谈者对于当事人离职的重视程度而非敷衍了事。五、离职面谈中的技巧应用:离职面谈时,营造一种轻松自然的气氛,使离职者在心理上对于管理者的防御心理与行为会趋于放松,再加上离职者与企业的关联减少,在主持者的善意鼓励下会很自然地发表对企业管理的看法——以第三者的立场针对他在工作中感到不满或令他失望的现象发表评论。交流的主题应尽量与离职员工利益直接相关,体现出企业对他的尊重与关怀,可以按照其心理适应状况逐步展开交流,如该员工在企业中的工作感受、对企业不满的方面及原因、导致离职的主要原因是什么、发展的打算及企业能否提供帮助、企业在哪些方面值得努力等问题。交流过程中,管理者要注意:多听,做他的倾听者;少说,及时作良性或补救性沟通,必要时给予指导、帮助。了解员工即将上任的新公司职务,看看到底是什么因素吸引着他,企业在同一方面为什么会让他失望,同时最好能听听他对企业的建议,留下他的电话以便以后与他保持联系,多一个朋友在比你优秀的企业里总是一件好事。要确保主持者有问题可问,并通过问问题了解员工离职原因。有时为了进一步核实面谈记录结果,在谈话结束后还可让员工填一份离职原因调查表,有些面谈(比如离职一段时期以后进行的面谈)不能通过面对面进行,那只有通过填表的形式完成。六、分析、运用面谈结果从离职谈话中得到的信息不一定就是员工离职动机的真实表达。因此,你应该将该信息与其他信息对照以证明其效力。可以把员工在面谈中所说的与其直接主管的说法进行对比,也可以用其个人基本资料、培训记录及考核记录进行求证,比如,根据考核的记录你注意到该员工没有某项技能,那么他离职的根本原因就是缺乏培训,而不是他所说的薪水待遇偏低。还可以同其他在职员工谈话来验证,比如,面谈中的离职原因是工作条件,那你有必要和仍在该岗位上工作的员工交谈以核实真伪。人力资源部门应将所有在离职谈话中获取的信息在每季度、半年或一年的基础上列成一个离职原因分析统计表。通过汇总,使企业能全面了解整体的人事变动情况及其原因以便采取相应对策。进行离职面谈的根本目的是为了探究员工离职的真实原因,而最终目的还是为了减少人事变动并员工离职成本。因此,有必要针对所获得的离职信息进行企业政策、制度的改进和完善,否则,离职面谈就毫无意义了。七、下面是离职面谈中常用的提问问题,可供参考: 1、你是如何做出离职的决定的?离职的主要原因是什么?还有其他原因吗? 2、你在离职时最在意什么? 3、公司采取什么措施可以打消你的离职想法? 4、如何避免类似的情况发生,你对公司有什么建议? 5、你对公司的工作氛围、工作流程、管理方式有什么意见或想法? 6、你在公司有什么愉快的、开心、满意的经历吗? 7、你在公司有沮丧或困难的经历吗? 8、如果公司提供机会,你可以在哪些方面做得更好或更多? 9、你觉得自己缺少哪些方面的培训?这造成了什么样的影响 10、你觉得什么样的培训和发展计划对你最有帮助? 11、你觉得公司或部门内沟通和关系如何, 应如何改进? 12、你对公司的企业文化有何感想? 13、你对公司绩效考核系统有什么看法? 14、你对公司的激励机制有什么看法?认为如何改进? 15、你觉得公司有什么特别不可理喻的政策、制度、 流程? 16、你觉得公司或管理者有没有什么方面给你造成工作麻烦、降低你的工作效率? 17、是什么使你起初决定与公司共同发展事业的? 18、对公司留人方面,有什么好的建议? 19、你是否愿意谈谈你将来的去向? 20、是什么样的条件,能吸引你加入新的公司? 21、在选择下一个工作的时候,重点会考虑哪些条件,是我们公司缺少的? 22、你在正式离职前,打算什么时候,以什么方式将你的工作进行交接? 上文中提到离职面谈的主要目的是了解员工为什么要离职,打探出其离职的真正原因是非常重要的。那么,员工通常的离职原因主要有哪些?有没有一般的规律可循?其应对策略又是怎样的呢?下面就来一一探讨。 离职原因分析与管理对策一、离职的原因分析 根据国内外的研究,离职原因可以分为两个方面,第一是离职意向的影响因素,第二是从离职意向到离职行为的调节因素(一)离职意向的影响因素离职意向的影响因素可以归结为以下四个方面: 1、个体因素:包括人口学变量,与工作态度、工作激励和工作成就感等内部心理过程相关的因素。 (1)个体特征。员工的个体特征对离职意向有影响。如年轻人比中年人更有可能因为得不到工作的激励与成就感而离开。又如,生产、制造行业的员工比IT行业的员工更有可能由于薪酬福利、公司效益和前景、工作条件等原因而离开,这可能是由于大部分生产、制造行业的员工在以上几个方面均不及IT行业员工的关系; (2)工作激励与成就感。工作激励与成就感因素是指员工由于工作内容单调而得不到成就感,工作任务无挑战性,员工才能得不到发挥,无法实现其理想,它在离职意向的影响因素中排第一位。随着人们文化素养和知识水平的提高,员工更加注重自身价值的实现,他们希望在工作中得到成就感,单调、刻板的工作内容和程序将会使他们萌生去意。 2、组织因素:包括薪酬福利、晋升与培训、公司效益、工作条件等因素。(1)薪酬福利。薪酬福利是影响员工去留的关键因素,包括薪酬内部不公平、薪酬外部不公平、薪酬与贡献不符、对福利制度不满意四个方面。员工一般会将其所得与公司内其他员工、公司外其他同类员工以及自己所作的贡献作比较,如果比较后感觉到不公平,就可能会产生离职意向; (2)晋升与培训。员工对自己的职业生涯大都有一定的期望,他们希望在组织里得到培训、获得晋升,在组织中有更好的发展。而晋升机会有限、得不到培训机会、对晋升的前景不满意,都有可能使他们选择离开; (3)公司效益和前景。公司效益和前景是影响员工去留的重要因素,公司效益不好、行业无良好发展前景以及其它公司吸引员工加盟都有可能使员工产生离职意向。只有公司效益好、行业前景佳,员工才会安心留在公司,即使有其它公司招揽,他也会不为所动; (4)工作条件。员工每天的工作时间太长、工作环境、条件不好或者工作地点太远这些都很可能会导致员工萌生去意。 3、个体与组织匹配性因素:指个体偏好的氛围和组织氛围之间的匹配性,员工会在价值观、道德氛围、个性等方面去判断组织与他个人的匹配性。如企业文化与公司传统、人际关系等因素。 (1)企业文化。每个人都有自己独特的性格和个人品质,组织也会有其自身独特的经营宗旨、价值观念和道德行为准则,这些因素组合在一起,便形成与众不同的企业文化。员工个人价值观与企业文化不匹配、在公司里没有归属感、员工遇到困难得不到公司关心、公司或部门缺乏凝聚力与合作精神、企业过分重视论资排辈都会使企业失去优秀的员工; (2)人际关系。不良人际关系是导致员工离开的重要因素,公司或部门人际关系复杂、与上司关系处理不好、与同事关系处理不好都会使员工离职。而且这个因素在国有企业及其它事业单位可能更显突出。 4、外部环境因素:包括劳动力市场状况、组织外工作机会、就业形势等外界因素。当本行业人员供不应求,就业形势相对比较好或组织外工作机会增多时都会导致员工产生离职意向。(二)离职的调节因素员工产生离职意向后并不会立即离开企业,从离职意向到采取实际的离职行为还受许多因素的调节。如图所示,离职的调节因素主要有以下三个: 1、个体心理与外部环境支持因素。产生了离职意向后,员工是否选择最终离开,首先会受到个性心理特征的影响,如果员工不自信(对自己再就业能力无信心)、心理承受能力不强以及心理上具有惰性不愿改变现状的话,他仍然可能会留下。由于这些心理因素的存在,员工会寻找外部支持,这时,如果家庭和朋友均不支持其离开,同时外部也无更好的就业机会的话,员工离开的可能性就很小。 2、个体经济支持因素。员工产生了离职意向后,是否离职,还受其经济承受能力的影响。当员工经济承受能力不强时,如果马上辞去工作的话,可能会给家庭或个人生活带来一定困难。所以,在没有找到另一个合适工作的情况下,员工离开的可能性就很小。 3、组织支持因素。员工产生了离职意向后,公司所做的努力和改变将对员工最终的去留产生重要影响。如果公司努力加以挽留、并尽量改善条件满足员工的需求;同时,一如既往的信任、重用员工,员工可能就会打消离开的念头。二、员工离职的管理对策针对离职意向的影响因素和从离职意向到离职行为的调节因素,企业可以采取以下对策。(一)在对员工个体的管理方面 1、通过优化工作设计,提高员工在工作中的参与度和成 就感。通过优化工作设计可以使员工在工作中得到激励、获得成就感,从而降低离职率。工作设计可以采取以下三种措施:工作轮换、工作扩大化、工作丰富化。工作轮换,可给员工更多的发展机会,让员工感受到工作的新鲜感和工作的刺激;使员工掌握更多的技能,增强员工的个人能力;增进不同工作之间员工的理解,提高协作效率。工作丰富化,也叫充实工作内容,通过在工作内容和责任层次上的基本改变,使得员工对计划、组织、控制及个体评价承担更多的责任,增强员工对工作的参与度,是工作的一种纵向扩张;工作扩大化,旨在向员工提供更多的工作,即让员工完成更多的工作量,是工作的一种横向扩张。当员工对某项职务更加熟练时,提高他的工作量,同时相应地提高待遇,会给员工更大的成就感。 2、通过访谈法、问卷法或观察法了解员工真正的内在的 需求。人才的需求在一定程度上表现出一种共同的趋向,但就单个的人才来说,其需求往往体现出独特的一面。了解人才独特的、真正的需求,是留住人才的基础。管理中一些错误的认识常常导致管理行为上的直接错位,找不到问题的根本所在,也就谈不上有效地、针对性地满足人才的需求了。因此,管理者采取各种有效的方法来真正了解员工的需求,客观、主动地观察员工的表现、认真细致地倾听员工的谈话,避免心理上的主观偏差,这样才能有的放矢地采取留人措施。 3、通过建立员工反馈机制来正确处理员工的抱怨。抱怨的产生既有客观的原因,如不良企业文化、职责范围不明、个人才能得不到发挥等因素,也有主观方面的原因,如自我估计过高、情绪的变换,不合理的要求得不到满足等。员工产生抱怨时,可能会在言行举止上有一些反常现象,如:做事心不在焉,经常出错;经常性迟到早退;不与同伴打交道;刻意回避公司举办的各项活动等。作为管理者, 必须留意下属员工的言行,注意观察下属的工作态度和思想状态。从而及早认识到抱怨的产生并及时处理,将离职诱因消灭在萌芽状态中。通过设立意见箱和开通网上论坛这些 举措,让员工的抱怨有一个合理而顺畅的反馈途径,再辅以一定的宣传工作,及时处理好员工的抱怨,才能把员工的消极影响降到最低,从而提高员工的工作效率,降低员工的离职率。 4、提供公平合理的、有竞争力的薪酬福利,建立有效的激励机制。员工在公司付出劳动,希望得到公平的回报。员工因能力、贡献不同,收入应该有差别,但这种收入差距必须是公平合理的。第一,要让企业内员工与同行业员工相比,其所获薪酬是公平合理的。企业必须开展薪酬调查,确定市场的平均薪酬水平,保证员工收入不低于平均水平;第二,要让员工与公司内其他员工以及员工自己所做的贡献相比,其所获薪酬是公平合理的。企业必须建立公平、公正、合理、透明的薪酬制度和绩效评估体系,建立包括基本工资(包括岗位工资、年资、涨幅工资等)、绩效工资、加班工资、福利的薪资结构,并通过正确的岗位评价、薪酬调查、公平的绩效评估来保证这种制度的成功实施和运作。公司还应根据不同层次员工的喜好和需求制定福利套餐计划,有效地激励各个层次的员工,达到员工需求的最大满足。 5、建立完善的培训和职业生涯发展体系。培训是企业给予员工最好的奖励,也是员工的一种福利。同时,培训也是员工获得晋升与自我发展的重要前提。现代社会,科技日新月异,知识和技能的更新速度非常快,员工在一个企业工作,不仅希望获得物质的回报,更希望自己可以得到可持续的更好的发展。一个不能提高员工的技能和能力,不能给员工提供可持续发展机会的企业是很难长久的留住优秀员工的。企业应建立规范的职业生涯管理制度,既要有组织职业生涯管理制度,也要有员工个人职业生涯管理制度。从而使企业和员工都能得到长足发展,实现组织和个人的“双赢”。企业要为员工建立职业生涯通道,针对企业成员各自的才能与个性制定定向培养计划,以适应工作岗位的需要,帮助员工充分发挥自己的潜能,达到应有的职业生涯高峰。企业可以建立双重职业路径,为技术型的员工提供一条技术晋升路径,提升他们的地位,同时相应地提高他们的福利与待遇,使技术人员可以与管理人员同时有晋升的途径,从而留住优秀的技术人才。 6、提升企业和员工的效益,改善员工的工作和生活条件。企业不仅要致力于提升整体效益,也要提高员工的个人待遇,改善员工的工作和生活条件,从而提高员工整体的工作效率。如为居住地离公司较远的员工提供班车或交通补贴、在上午和下午均提供十分钟的员工休息与自由活动时间等。(二)在员工个体与组织的匹配性方面 1、建构优秀的企业文化。企业文化是留住人才的根本。创建以人为本的企业文化,把人视为管理的主要对象和企业最重要的、最富有创造力的资源,重视人、关心人、尊重人、信任人,对员工充分授权,给员工自主完成工作的机会。培养员工的创新精神、参与协作精神,构建独特而优秀的企业文化,步入留人的最高境界。 2、协调部门与部门之间、员工与员工之间的关系。防止企业内部的派系斗争,要防止部门或更高层的领导拉帮结派,积极倡导诚信的企业文化,在公司内部的上下级之间、部门之间、同事之间营造相互理解、相互尊重、相互帮助的气氛。员工可以因工作问题而出现争执,但不可为私人问题或是一己之利而搬弄权术、尔虞我诈、诬陷、排挤等,否则只会引导员工将心思集中于公司的人际关系,而将本职工作抛在一边。长此以往,不但使员工工作效率下降,并最终将导致员工另谋高就。妥善处理好企业内部非正式群体,引导好非正式群体,充分发挥非正式群体的积极影响,弱化他们的消极影响。通过离职面谈,能留住的想办法把人留住,留不住员工留下建议,并保持良好的关系,妥善办理各项离职手续。那么,离职手续应该怎样办理才更规范?需要注意和规避哪些隐患和风险?值得我们探讨。 离职手续办理与风险防范员工离职为两种情形,一种是员工主动辞职,另一种是员工被动离职(企业主动解除劳动关系)。员工主动辞职手续办理主要有两部份,离职申请和工作交接。离职申请表上注意要有三项信息:1、员工本人辞职意愿表述;2、员工本人申请的签字确定;3、辞职日期。工作交接要有交接一览表,相关人员要签字确认。完了后就可以结算离职工资、开具离职证明和做竞业避止的后续跟进处理等。员工被动离职情形,企业要慎用,不到万不得已,尽量不用,因为企业必须要有足够的证据证明这样做是合法的,否则就会有违约风险和劳资纠纷隐患。如何规避离职中的风险,大致如下:一、建立离职管理规章制度体系 人力资源管理规章制度是人力资源管理行为的表现形式。在树立“以人为本”管理理念的同时,以制度为形式来体现管理的理念、保障管理行为中劳资关系双方的权益是必要的。“离职”是员工脱离企业的程序环节,是员工与企业利益、权益即将终结的环节,在此环节,企业更应着力于规范运作,从离职手续办理的各个方面来建立健全相应的管理规章制度体系。 我国法律未对人力资源管理规章制度生效要件做出明文规定,根据现行法律法规、司法解释及其体现的法律精神及基本法理,企业制定离职管理规章制度须符合以下条件:⑴ 必须合法,包括内容合法和程序合法。⑵不得违反劳动合同和集体合同的约定。若企业与员工的劳动合同中就离职有相关的权利与义务约定,应按其执行。⑶要向员工公示。公示也就是让员工在制度实施时知悉,未经公示而在员工离职时才交予员工阅知的规章制度,对员工不具有约束力。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定:用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。 通过建立离职环节的管理规章制度体系,企业得以加强自身管理离职行为的规范性,杜绝随意办理离职手续情况的出现,在程序上管理、约束企业与员工离职事务的处理。 二、加强员工离职商业秘密的保护 对于掌握企业商业秘密(含经营信息及技术信息)的关键岗位的重要管理人员和专业技术人员的离职,企业不仅要在离职办理中注意防范问题的出现,而且应在劳动合同等法律文书中做出约定。脱密期约定。 所谓脱密期,是指对负有保守企业商业秘密义务的员工,企业在劳动合同解除或终止前的一定期限内,使其脱离涉及商业秘密的岗位。在企业与关键岗位的核心员工签订的劳动合同中,可以对员工要求解除劳动合同的提前通知期做出约定,在这个期限内,企业可以让了解、掌握企业商业秘密的员工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作内容,同时企业应采用适当的保密设施及其他合理的脱密措施,使企业的商业秘密得到进一步的保护。 竞业限制约定。 企业在员工入职、工作期间可与员工签订竞业限制协议,也可以在员工离职时与员工签订。需要注意两个问题,一是竞业限制期限;二是竞业限制补偿。劳动部《关于企业职工流动若干问题的通知》规定:“用人单位也可以规定掌握商业秘密的职工在终止或解除劳动合同后一定期限内(不超过3年),不得在生产同类产品及有竞争关系的产品或经营同类业务,但用人单位应当给予该职工一定数额的经济补偿。” 因此,对于掌握商业秘密员工的离职,企业应从员工在职时即通过与员工签订相应的法律文件来约束其离职行为,依据法律规定进行企业权益的自我保护,防范法律风险的 出现。 三、离职工作交接事务处理要点 员工离职时需将其负责的工作事项向企业做一交接,对此,员工所在的工作部门及HR部门应认真处理。 归还所领用的办公物品。在实践中,常发生员工带着办公设备(如笔记本电脑等易携带物品)擅自离职而不回公司办理离职手续的情况,给企业正常工作造成一定负面影响与财产损失。针对此情况,一方面企业在办理员工入职手续时即应要求提供并核实清楚员工的相关证件材料,以备追查员工线索;另一方面,在日常管理中应建立起相关工作制度与物品管理制度,对于办公物品的管理与使用实行可行的登记备案;第三,企业应掌握一定的技巧,分析员工的离职心理,找到员工离职的动机,若因企业原因致使员工不信任企业不辞而别,企业应在法律规范内履行必要的义务,要求员工办理正常的离职手续;第四,员工带走公司财物,数额较大的,将构成侵占公司财产的犯罪行为,企业应及时向公安机关报案以维护企业利益,而不可拖延,贻误了处理事件的时机。 工作内容的交接。在本文第二点中,我们已经介绍过离职员工若掌握一定的商业秘密,企业应针对其工作内容采取一定的包括签署法律文件的措施。对于其他员工,工作内容的交接同样是离职中必须履行的程序。如《会计法》第四十一条规定:会计人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。根据此规定,若离职会计人员不予配合办理工作交接手续,企业有权暂缓给其办理离职手续。 四、离职中的薪资处理 劳动纠纷的发生常由员工离职时劳动关系双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见引起。对此,企业应从以下几点来考虑如何正确处理,以防范法律风险的出现。 1、关于工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同,企业应在解除或终止劳动合同时,即员工离职时,一次付清劳动者工资。员工向企业提供了劳动,有取得劳动报酬的权利,企业不得克扣或者无故拖欠劳动者的工资。需要说明的是,企业向离职员工结清工资应是离职手续中的一项,这是规范的做法。有些企业习惯于要求离职员工在企业下月正常发薪日来领取工资而不是离职时予以结清,这样办理容易留下隐患。例如,员工张某在公司任平面设计人员,从D公司辞职时,D 公司未向其支付当月工资,张某担心D公司扣减其工资,于是将其在公司所使用的计算机配件外置MO及整套设计图库光盘在交接中隐瞒并带离公司。后公司发现缺少物品,拒绝向其发放工资。之后,经劳动争议仲裁及法院一审、二审审理,判决要求D公司足额向张某支付工资,但对D公司要求返回物品的主张不予支持。从本案例可以看出,企业有必要建立离职薪资结算制度,以防范可能出现的纠纷。 2、关于经济补偿金和赔偿金。在员工离职时,劳动关系双方应依据劳动法律法规、政策及双方的劳动合同约定,明确企业是否需要向员工支付经济补偿金及存在劳动关系一方是否有向另一方支付赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务,企业都不应推脱,应切实保障离职员工的正当合法权益,否则,容易导致劳动纠纷的发生。 3、其他薪酬福利事项的处理。员工在企业工作期间,企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等,在员工办理离职时,企业应与员工协商确定转移手续的办理时间及双方如何配合办理等。五、规范办理员工离职人事档案转移事务 员工因与企业解除劳动合同或其他原因而离职,企业有义务为员工办理相关必要的手续,包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。在实践中,经常会有企业以员工在离职时不予向企业交付培训费用、违约金、赔偿金等为理由而扣留员工的个人档案,也不给员工办理有关离职手续,企业以为这样就可以制约员工,限制其离职,可实际上企业这是以非法的手段来维护自己的利益、来纠正员工的违法或违约行为,这是错误的。劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。通过上述规定,我们可知,企业无权以任何理由来扣留已离职员工的档案。企业只有依法处理事务才可以防范可能出现的法律风险:若员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别,企业正确的做法是通过提起劳动争议仲裁申诉这种法律途径来维护自己的合法权益。依据《劳动合同法》第五十条“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办结工作交接时支付。 用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。” 六、对离职手续文件的要求 准备齐全的离职手续文件。在员工离职时,企业应要求离职员工签署这些文件手续。 在制作文件手续时,应着重考虑将劳动关系双方的权利义务的履行情况,在相关文件中得以明确表述。文件手续内容包括以下几点:工作材料、工作内容交接的确认;离职薪资结算的确认;离职时双方签订的协议文书;依具体情况需离职员工签署的其他文件手续。 企业应妥善保管这些离职文件材料,在内容及形式上 均完整准确记录下离职环节。若员工离职后针对企业某项 行为提起劳动争议仲裁申诉,企业在文件材料这项应对措 施上可有所准备,为劳动争议仲裁及可能发生的法院诉讼 打下基础。 综上所述,我们简要分析了在员工离职管理过程中企业应注意的几点事项,人力资源管理工作事务性较强,而离职管理又是人力资源管理中最后一个环节,这个环节处理的好与坏,直接关系到劳动争议的是否发生,也会对在职员工的心理产生一定的影响。因此,做好各项离职管理工作,防范可能出现的法律问题,尽可能避免劳动纠纷发生,这样,才可以使企业人力资源管理工作成为企业战略发展的一个人力资本保障。



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